Elektroniczne rejestry, śluby w plenerze i swoboda w nadawaniu imion w USC

1 marca 2015 r. zaczną obowiązywać zapisy znowelizowanej ustawy prawo o aktach stanu cywilnego. Od tego dnia Urzędy Stanu Cywilnego w całej Polsce funkcjonować będą w oparciu o nowy System Rejestrów Państwowych, który powstał w ramach programu pl.ID.

Istotą wprowadzonych zmian jest stworzenie podstaw prawnych do prowadzenia rejestracji stanu cywilnego w postaci elektronicznej przez wszystkie 2257 urzędy stanu cywilnego w naszym kraju, usprawnienie aktualizacji danych w centralnym rejestrze ewidencji ludności oraz uproszczenie postępowań związanych z dokonywaniem zmian w aktach stanu cywilnego.

Obywatel będzie mógł złożyć wniosek i otrzymać odpis dokumentu w wybranym urzędzie stanu cywilnego. Po odpis aktu urodzenia, małżeństwa czy zgonu nie będzie trzeba już jechać do innego miasta. Nowe zasady prowadzenia rejestracji stanu cywilnego w systemie teleinformatycznym pozwolą na: odejście od papierowych aktów stanu cywilnego, odmiejscowienie uzyskiwania wydawanych z nich  odpisów, otrzymywanie - na wniosek - odpisów w postaci dokumentu elektronicznego. Ponadto, dostęp kierowników USC do elektronicznych aktów stanu cywilnego zwolni obywateli z obowiązku przedkładania  odpisów przy realizacji czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, a samych urzędników od przekazywania pocztą informacji o zmianach. Informatyzacja rejestracji stanu cywilnego zapewni bowiem zdalną aktualizację rejestru PESEL.

Dzięki tzw. odmiejscowieniu obywatele będą mogli w dowolnym USC:

       - złożyć zapewnienie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,

       - zarejestrować zdarzenie, które miało miejsce za granicą,

       - odtworzyć zagraniczny dokument stanu cywilnego,

       - otrzymać zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,

       - otrzymać zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z polskim prawem można zawrzeć małżeństwo za granicą,

       - dokonać administracyjnej zmiany imienia lub nazwiska.

Zliberalizowano także zasady zawierania małżeństw poza urzędem stanu cywilnego. Kierownik USC będzie mógł przyjąć oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego w dwóch sytuacjach:

- na wniosek podyktowany szczególnymi okolicznościami, tj. gdy będzie występował stan zagrożenia życia lub zdrowia albo pozbawienie wolności. Wówczas czynność ta, poza dotychczasową opłatą skarbową za sporządzenie aktu małżeństwa, nie będzie generowała żadnych dodatkowych kosztów,

- na wniosek będący życzeniem, o ile wskazane miejsce ceremonii zapewni zachowanie uroczystej formy oraz bezpieczeństwo obecnych przy składaniu oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. W takim przypadku, obok opłaty za sporządzenie aktu małżeństwa, pobierana będzie opłata dodatkowa stanowiąca dochód gminy. Jej wysokość została określona przez Ministra Spraw Wewnętrznych i wynosi 1000 zł.

Ustawodawca umożliwił także wybieranie obcych imion dla dziecka, niezależnie od obywatelstwa i narodowości rodziców oraz takiego imienia, które nie wskazuje na płeć dziecka, ale jest powszechnie przypisane do danej płci. Te zapisy mają przede wszystkim ułatwić życie osobom, których dzieci np. urodziły się zagranicą i są rejestrowane w Polsce, czy cudzoziemcom mieszkającym w naszym kraju.

- Pracownicy grudziądzkiego USC od kilku miesięcy poznają nowy system i procedury wynikające ze znowelizowanych przepisów. Uczyliśmy się pracy w aplikacji „Źródło” przygotowanej przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Centralny Ośrodek Informatyki. Największą trudnością, którą napotkamy po 1 marca br. będzie pusta baza aktów stanu cywilnego i brak możliwości płynnej migracji dokumentów z aplikacji lokalnych do centralnego rejestru. Wszystkie dane trzeba będzie wpisywać od nowa, a to z całą pewnością potrwa. Mamy jednak nadzieję, że gdy system wystartuje i przejdzie trudny okres wdrożeniowy znacząco skróci się czas załatwienia spraw w USC - mówi Tomasz Wołowski, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.

Warto dodać, że tak znaczących zmian w ustawie o aktach stanu cywilnego nie wprowadzano od 1946 r. Należy być przygotowanym na to, że przynajmniej na początku funkcjonowania nowego systemu interesanci prawdopodobnie będą dłużej obsługiwani. Na odpisy, które w większości urzędów otrzymuje się dziś od ręki będzie trzeba czekać do kilku dni (zgodnie z zapisami ustawy od 7 do 10 dni roboczych). Podobnie będzie wyglądała sytuacja, przy załatwianiu innych czynności w USC np. przy załatwianiu formalności do zawarcia związku małżeńskiego.

Szczegółowe informacje na temat nowej ustawy znaleźć można na stronie www.msw.gov.pl.

Biuro Prezydenta